Fungsi pertamamu: SUM, AVERAGE, MIN, MAX, dan COUNT

Idenya

Setiap akhir minggu, pemilik kafe ingin tahu beberapa hal sederhana. Berapa total cangkir kopi yang terjual? Seperti apa hari yang normal? Hari mana yang paling sepi, dan mana yang paling ramai? Dengan yang sudah kamu tahu sejauh ini, pertanyaan pertama bisa dijawab dengan =B2+B3+B4+B5+B6. Itu masih bisa untuk lima hari, tapi bayangkan penjualan harian selama setahun. Mengetik 365 alamat sel yang disambung tanda tambah sangat melelahkan, dan kalau ada satu yang terlewat, tidak ada yang memberitahumu.

Karena itulah Excel punya fungsi. Fungsi adalah perhitungan siap pakai yang punya nama. Kamu memberinya sejumlah sel, fungsi itu mengerjakan hitungannya, lalu mengembalikan jawabannya. =SUM(B2:B366) menjumlahkan setahun penuh dalam belasan karakter, dan tidak mungkin ada hari di tengah yang tidak sengaja terlewat. Excel punya ratusan fungsi, tapi segelintir saja yang mengerjakan sebagian besar pekerjaan sehari-hari, dan itulah yang dibahas modul ini.

Sintaks fungsi

Setiap fungsi, sesederhana atau serumit apa pun, ditulis dengan bentuk yang sama. Begitu kamu bisa membaca yang satu ini, kamu bisa membaca semuanya:

# Total cangkir Kopi Susu yang terjual minggu ini
G1: =SUM(B2:B6)

G1: 173

• = memulai rumus, seperti biasa.
• SUM adalah nama fungsinya.
• Di dalam tanda kurung ada argumen-nya, dipisahkan koma. Di sini hanya ada satu: range B2:B6.

Sheet modul ini berisi penjualan kafe selama satu minggu, yaitu jumlah cangkir yang terjual per produk setiap hari. Ada beberapa sel kosong, karena suatu hari kafe kehabisan teh dan di hari lain kehabisan roti, dan ada kolom Note untuk mencatat hal yang tidak biasa:

Kamu tidak perlu menghafal nama fungsi persis. Di Excel, mulai ketik =SU dan daftar fungsi yang cocok akan muncul di bawahnya; tekan Tab untuk memilih. Kalau kamu sama sekali tidak tahu namanya, tombol Insert Function (fx, di sebelah formula bar) membuka daftar yang bisa dicari. Saat kamu memilih fungsi di sana, Excel menampilkan formulir kecil yang menjelaskan kegunaan setiap argumen.

SUM, AVERAGE, MIN, MAX

Keempat fungsi inilah yang paling sering kamu pakai. Bersama-sama, mereka menjawab pertanyaan pemilik kafe tadi: berapa totalnya, berapa yang biasa, berapa yang paling sedikit, dan berapa yang paling banyak:

# Total cangkir Kopi Susu yang terjual minggu ini
G1: =SUM(B2:B6)
# Rata-rata cangkir Kopi Susu per hari
G2: =AVERAGE(B2:B6)
# Hari Kopi Susu paling sepi
G3: =MIN(B2:B6)
# Hari Kopi Susu paling ramai
G4: =MAX(B2:B6)

G1: 173
G2: 34.6
G3: 28
G4: 40

Selama seminggu kafe menjual 173 cangkir Kopi Susu, rata-rata 34,6 per hari. Hari paling sepi menjual 28, dan hari paling ramai 40. Mengetahui rata-rata dan nilai ekstremnya sekaligus itu berguna: kalau rata-ratanya 34,6 tapi ada satu hari yang mencapai 40, pemilik kafe mungkin ingin tahu apa yang terjadi hari itu.

Sebuah fungsi tidak terbatas pada satu range. Kamu bisa memberinya beberapa range, sel tunggal, atau angka biasa, dipisahkan koma, dan dicampur sesukamu:

# Kopi Susu dan Roti Bakar sekaligus: dua range dalam satu SUM
H1: =SUM(B2:B6, D2:D6)
# Semua cangkir dari semua produk: satu kotak range
H2: =SUM(B2:D6)
# Yang terbesar dari tiga sel dan angka 20
H3: =MAX(B2, C2, D2, 20)

H1: 219
H2: 305
H3: 32

Yang pertama menjumlahkan dua kolom yang tidak bersebelahan, jadi keduanya ditulis terpisah. Yang kedua mencakup seluruh persegi panjang dari B2 sampai D6, ketiga produk sekaligus. Yang ketiga menunjukkan bahwa kamu bisa mencampur sel dan angka: hasilnya adalah yang terbesar di antara Kopi Susu, Teh Tarik, dan Roti Bakar di hari pertama, atau 20.

Sel kosong dan teks

Ingat hari saat kafe kehabisan teh? Sel itu kosong, dan ada baiknya kamu tahu apa yang dilakukan fungsi terhadapnya. Fungsi yang menghitung range melewati sel kosong dan teks sepenuhnya, seolah-olah sel itu tidak ada. Untuk SUM itu tidak berpengaruh, tapi untuk AVERAGE jawabannya jadi berbeda:

# Rata-rata Teh Tarik, melewati hari yang kosong
I1: =AVERAGE(C2:C6)
# Membagi dengan 5 hari justru menghitung hari kosong sebagai 0
I2: =SUM(C2:C6)/5

I1: 21.5
I2: 17.2

Kolom teh berisi empat angka dan satu sel kosong. AVERAGE membagi dengan 4, jumlah nilai yang ditemukannya. Membagi dengan 5 menganggap hari kosong itu sebagai nol cangkir. Mana yang benar tergantung arti sel kosongnya: "tidak ada data" (pakai AVERAGE) atau "kami tidak menjual apa pun" (ketik 0 di selnya, dan AVERAGE akan menghitungnya).

COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Kadang kamu tidak ingin menjumlahkan angka, kamu hanya ingin tahu ada berapa banyak. Berapa hari kita menjual teh? Berapa hari yang punya catatan? Berapa sel yang kosong? Excel punya tiga fungsi untuk menghitung banyaknya sel, dan bedanya terletak pada apa yang dihitung:

# Berapa hari yang punya angka Teh Tarik
J1: =COUNT(C2:C6)
# Berapa hari yang punya catatan (teks ikut dihitung)
J2: =COUNTA(E2:E6)
# Berapa sel penjualan yang kosong
J3: =COUNTBLANK(B2:D6)
# Berapa hari yang ada di tabel
J4: =COUNTA(A2:A6)

J1: 4
J2: 2
J3: 2
J4: 5

COUNTA(E2:E6) menghitung hari yang punya catatan. COUNTBLANK menemukan dua celah di data. COUNTA(A2:A6) menghitung jumlah hari di tabel, penyebut yang praktis: "rata-rata cangkir per hari" adalah =SUM(B2:D6)/COUNTA(A2:A6).

Fungsi di dalam rumus

Begitu sebuah fungsi selesai menghitung, jawabannya hanyalah angka. Jadi kamu bisa memakai fungsi di mana pun kamu biasa memakai angka: ditambah, dibagi, atau bahkan diberikan ke fungsi lain. Dengan begitu kamu bisa menjawab pertanyaan yang lebih menarik daripada sekadar "berapa totalnya":

# Selisih hari Kopi Susu terbaik dan terburuk
K1: =MAX(B2:B6)-MIN(B2:B6)
# Porsi Kopi Susu dari semua cangkir yang terjual
K2: =SUM(B2:B6)/SUM(B2:D6)
# Titik tengah antara hari terbaik dan terburuk
K3: =AVERAGE(MAX(B2:B6), MIN(B2:B6))

K1: 12
K2: 0.5672131148
K3: 34

Yang pertama adalah rentang penjualan Kopi Susu, selisih antara hari terbaik dan terburuk. Yang kedua adalah porsi kopi dari semua cangkir (57%). Yang ketiga menyarangkan fungsi di dalam fungsi: argumen AVERAGE sendiri adalah pemanggilan fungsi. Excel bekerja dari dalam ke luar, sama seperti tanda kurung.

Status bar

Kadang kamu hanya ingin melihat sebuah angka sekilas tanpa menulis rumus. Pilih sebuah range di Excel dan lihat pojok kanan bawah jendela: status bar menampilkan Average, Count, dan Sum dari yang kamu pilih. Klik kanan status bar untuk menampilkan juga Min, Max, dan Numerical Count. Sempurna untuk mengecek sesuatu saat itu juga, seperti "kira-kira berapa penjualan kita minggu ini?" Tapi angkanya hilang begitu kamu mengklik tempat lain, jadi kalau sebuah angka masuk ke laporan, tulis rumusnya.

Rangkuman

• Fungsi berbentuk =NAMA(argumen, argumen, ...); argumen bisa berupa range, sel, atau angka.
• SUM, AVERAGE, MIN, MAX merangkum angka.
• Fungsi hitung melewati sel kosong dan teks di range, jadi AVERAGE membagi dengan banyaknya angka.
• COUNT menghitung angka, COUNTA menghitung sel tidak kosong, COUNTBLANK menghitung sel kosong.
• AutoSum (Alt + =) dan status bar menghemat waktu; periksa apa yang mereka pilih.